Hysbysiad preifatrwydd: Recriwtio
Fel ran o unrhyw broses recriwtio, mae’r cyngor yn casglu ac yn prosesu data personol sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swyddi. Mae’r Awdurdod yn ymrwymo i fod yn dryloyw am y modd y mae’n casglu ac yn defnyddio’r data hwnnw a chwrdd â’i ymrwymiadau o safbwynt diogelu data.
Pa wybodaeth mae’r cyngor yn ei chasglu?
Mae’r cyngor yn casglu ac amrediad o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:
- eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, dyddiad geni a rhyw
- manylion am eich cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth
- gwybodaeth am eich cyflog cyfredol, gan gynnwys hawl i fuddion
- a oes gennych anabledd ai peidio y mae angen i’r cyngor wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer
- gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU; a
- gwybodaeth monitro cyfleon cyfartal gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd a chrefydd neu gredo
Mae’r cyngor yn casglu gwybodaeth mewn nifer o ffyrdd. Er enghraifft, cesglir data drwy ffurflenni cais, o’ch pasbort neu ddogfennau eraill sy’n profi pwy ydych megis trwydded yrru neu drwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu mathau eraill o asesiad gan gynnwys profion ar-lein.
Bydd y cyngor hefyd yn casglu data personol amdanoch gan drydydd partïon, megis geirdaon a gafwyd gan gyn gyflogwyr, gwybodaeth gan ddarparwyr gwirio cefndir a gwybodaeth o wiriadau cofnodiadau troseddol. Bydd y cyngor yn gofyn am wybodaeth gan drydydd partïon unwaith y byddwch wedi cael cynnig swydd a bydd yn rhoi gwybod i chi ei fod yn gwneud hynny, oni bai bod y swydd yn ymwneud â gweithio gyda Phlant ac Oedolion.
Caiff data ei storio mewn amryw o wahanol lefydd, gan gynnwys eich cofnod ymgeisio, systemau rheoli AD ac ar systemau TG eraill gan e-bost.
Sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
Mae gennych hawl i wybod sut yr ydym yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi. Darllenwch y wybodaeth isod os gwelwch yn dda oherwydd mae’n cyfeirio at hawliau ychwanegol y dylech chi fod yn gwybod amdanynt.
Cyngor Sir Ynys Môn yw’r rheolwr data ar gyfer eich gwybodaeth. Mae hyn yn golygu fod y cyngor yn diogelu eich gwybodaeth ac yn penderfynu sut mae’n cael ei defnyddio. Yr ymadrodd cyfreithiol am ddefnyddio gwybodaeth yw prosesu. Hefyd, yr ymadrodd cyfreithiol am y wybodaeth amdanoch chi yw ‘data personol’.
Bydd y cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a gasglwyd yn ystod y weithdrefn recriwtio i brosesu data i gymryd camau yn unol â’ch cais chi cyn sefydlu contract cyflogaeth gyda chi. Hefyd, bydd angen prosesu eich data i sefydlu contract gyda chi.
Mewn rhai achosion, bydd y cyngor angen prosesu data er mwyn sicrhau ei fod yn cwrdd â’i ymrwymiadau cyfreithiol. Er enghraifft, i siecio a yw ymgeisydd llwyddiannus yn gymwys i weithio yn y DU cyn i’r cyfnod cyflogaeth gychwyn.
Mae o fudd i’r cyngor brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio ac i gadw cofnod o’r broses. Mae prosesu data o ffurflenni cais yn caniatáu i’r cyngor reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd ar gyfer cyflogaeth a phenderfynu i bwy y mae am gynnig swydd. Efallai hefyd y bydd angen i’r cyngor brosesu data ymgeiswyr am swyddi er mwyn ymateb i ac amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol.
Mae’r cyngor yn prosesu gwybodaeth am iechyd os oes angen gwneud addasiadau rhesymol i’r broses recriwtio ar gyfer ymgeiswyr a chanddynt anabledd. Mae hyn er mwyn cyflawni ei ymrwymiadau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth.
Mae’r cyngor yn prosesu categorïau arbennig eraill o ddata, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd neu grefydd neu gredo a hynny er mwyn monitro cyfleoedd cyfartal os yw’r wybodaeth wedi cael ei darparu.
Ar gyfer rhai swyddi, mae cyfrifoldeb ar yr cyngor i gael gwybodaeth ynghylch euogfarnau a throseddau. Mewn achos ble mae’r cyngor yn mofyn y wybodaeth hon, mae’n gwneud hynny oherwydd ei bod yn angenrheidiol iddo gyflawni ei ymrwymiadau ac ymarfer hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth.
Os bydd eich cais yn aflwyddiannus, bydd yr cyngor yn cadw eich data personol am gyfnod o hyd at 6 mis yn dilyn cwblhau’r broses recriwtio.
Ni fydd y cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau neu broffilio awtomataidd. Mae proffilio yn golygu unrhyw fath o brosesu awtomataidd o’ch data personol i werthuso neu ddadansoddi neu ddarogan pethau amdanoch chi. Gallai hyn gynnwys eich sefyllfa economaidd, iechyd, dewisiadau personol, diddordebau neu ymddygiad.
Mae'r cyngor yn casglu ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol oherwydd bod ganddo ddyletswydd gyfreithiol neu hawl i wneud hynny neu er mwyn cyflawni tasg budd y cyhoedd; neu oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd. Yr ymadrodd cyfreithiol ar gyfer hyn yw sail gyfreithiol ar gyfer prosesu. Yn yr achos hwn, mae’r cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol fel rhan o’r broses recriwtio gyda bwriad o sefydlu contract cyflogaeth gyda chi petaech yn llwyddo i gael eich penodi i swydd gyda’r cyngor.
Nid ydych dan unrhyw ymrwymiad statudol neu gontractyddol i ddarparu data ar gyfer yr cyngor yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, oni fyddwch yn darparu’r wybodaeth, mae’n bosib na fydd yr cyngor mewn sefyllfa i brosesu eich cais yn iawn os o gwbl.
Yr un modd, nid ydych dan unrhyw ymrwymiad i ddarparu gwybodaeth i bwrpas monitro cyfleon cyfartal ac ni fydd unrhyw ganlyniadau o ran eich cais os byddwch yn penderfynu peidio darparu gwybodaeth o’r fath.
Bydd y wybodaeth bersonol y byddwch yn ei darparu yn cael ei rhannu’n fewnol i ddibenion yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau’r Tîm AD, rheolwyr a’r sawl fydd yn cyfweld ac sy’n rhan o’r broses recriwtio a staff TG os yw mynediad i’r data yn angenrheidiol iddynt fedru gwneud eu gwaith.
Ni fydd yr cyngor yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon oni bai bod eich cais am swydd yn llwyddiannus a’i fod yn cynnig swydd i chi. Yna, bydd yr cyngor yn rhannu eich data gyda chyn gyflogwyr fel y gellir cael geirdaon ar eich cyfer, gyda darparwyr gwiriadau cefndir er mwyn cael y gwiriadau angenrheidiol a chyda’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd er mwyn cael y gwiriadau cofnodiadau troseddol angenrheidiol.
Ni fydd y cyngor yn trosglwyddo eich gwybodaeth i wlad arall.
Bydd y wybodaeth y ddarperir gennych yn cael ei chadw am y cyfnod gofynnol neu angenrheidiol a bydd yn cael ei dinistrio’n ddiogel. Caiff y cyfnodau cadw eu nodi yn rhestr y cyngor o gyfnodau cadw, sef yr amserlen gadw. Am fwy o wybodaeth, cysylltwch os gwelwch yn dda gyda’r Swyddog Diogelu Data.
Os bydd eich cais am swydd yn llwyddiannus, bydd data personol a gasglwyd yn ystod y broses recriwtio yn cael ei drosglwyddo i’ch ffeil personél a’i gadw yn ystod eich cyflogaeth. Bydd manylion am ba hyd y bydd eich data’n cael ei gadw yn cael ei ddarparu ar eich gyfer mewn hysbysiad preifatrwydd newydd.
Eich Hawliau Cyfreithiol
Mae gennych hawliau cyfreithiol, ac mae'n bwysig eich bod chi'n ymwybodol ohonynt.
Mae gennych hawl i gael cadarnhad bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei defnyddio
Bydd y cyngor yn darparu cadarnhad os byddwch yn gofyn amdano.
Mae gennych yr hawl i gael copi o'ch data personol
Byddwch yn cael copïau o'ch data personol o fewn y cyfnod statudol o fis (neu os yw darparu'ch data personol yn fater cymhleth, gwneir hyn cyn gynted ag y bo'n rhesymol o fewn 3 mis).
Bydd eich data personol yn cael ei ddarparu ar eich cyfer yn rhad ac am ddim, fodd bynnag, os ystyrir bod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol, codir ffi resymol. Gallwch ofyn am eich data personol trwy gysylltu â Swyddog Diogelu Data y cyngor.
Mae gennych hawl i gael cywiro unrhyw wybodaeth amdanoch
Gelwir hyn yn hawl cywiro. Mae gennych yr hawl i ofyn i’ch data personol gael ei gywiro os yw'n anghywir neu'n anghyflawn. Gwneir hyn o fewn 1 mis, neu os yw eich cais yn un cymhleth, o fewn 3 mis.
Yr hawl i gael dileu data personol
Mae gennych hawl i gael dileu eich data personol mewn amgylchiadau penodol:
- Lle nad yw'r data personol bellach yn angenrheidiol mewn perthynas â'r pwrpas y cafodd ei gasglu / ei brosesu yn wreiddiol
- Os byddwch yn tynnu'ch caniatâd yn ôl (os yw’r prosesu yn dibynnu ar gael caniatâd yr unigolyn)
- Pan fyddwch chi'n gwrthwynebu i’r cyngor brosesu’r data ac nad oes unrhyw ddiddordeb cyfreithlon hollbwysig dros barhau â'r prosesu
- Os yw’r data personol wedi'i brosesu'n anghyfreithlon
- Pan mae’r data personol yn gorfod cael ei ddileu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; neu
- Pan fydd y data personol yn cael ei brosesu mewn perthynas â chynnig gwasanaethau cymdeithas wybodaeth i blentyn, er enghraifft, "app" a ddatblygwyd yn benodol ar gyfer plant
Yr hawl i gyfyngu prosesu
Pan honnir bod y data'n anghywir neu os gweithredwyd yr hawl i gael gwared arno, fe allwch chi ofyn i'r cyngor gyfyngu ar brosesu nes bod y gwiriadau dilysu wedi cael eu cwblhau.
Yr hawl i symudedd data
Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i gael ac ailddefnyddio eich data personol dan wahanol amgylchiadau. Dylech gysylltu gyda Swyddog Diogelu Data’r cyngor os ydych chi’n meddwl fod yr hawl hon yn berthnasol i chi.
Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd
Mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau sy'n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig, gan gynnwys proffilio, sy'n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol arnoch chi neu'n effeithio arnoch chi mewn ffordd arwyddocaol.
Sut i gysylltu â ni
Cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data trwy e-bost, trwy anfon llythyr drwy’r post neu ffonio os oes gennych unrhyw ymholiadau am y polisi preifatrwydd hwn neu'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi.
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data (DPO) y cyngor trwy e-bost: dpo@ynysmon.llyw.cymru neu sdd@ynysmon.llyw.cymru
Gyda gobaith, bydd ein DPO yn datrys unrhyw ymholiad neu bryder a fydd gennych am y modd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.
Mae'r Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol hefyd yn rhoi'r hawl i chi gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwyliol lle rydych chi'n gweithio, yn byw fel arfer neu os digwydd unrhyw achos honedig o dorri cyfreithiau diogelu data. Yr awdurdod goruchwyliol yn y DU yw'r Comisiynydd Gwybodaeth sydd ar gael yn https://ico.org.uk/concerns
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF
E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk
Ffôn: 0303 123 1113
Cyhoeddwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar 24 Mai 2018
Fersiwn 1.0