Polisi Diogelu Gwybodaeth
Efallai na fydd rhai ffeiliau yn addas os ydych yn defnyddio technoleg gynorthwyol. Os ydych angen fersiwn sy’n fwy hygyrch, anfonwch neges e-bost at
digidol@ynysmon.llyw.cymru gan nodi’r fformat sydd ei angen arnoch.
Hysbysiad preifatrwydd
Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol
Mae’r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch chi, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef a’r mesurau diogelu sydd ar waith i’w ddiogelu.
Mae Cyngor Sir Ynys Môn wedi’i gofrestru fel rheolwr data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae manylion llawn y cofrestriad ar gael yng nghofrestr yr ICO o reolwyr data.
Pwrpas prosesu
Bydd y Cyngor yn prosesu eich gwybodaeth bersonol oherwydd bod hynny’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth, er enghraifft casglu’r Dreth Gyngor; ac i ni gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus swyddogol (er enghraifft, rheoli gwastraff a gofal a chefnogaeth i oedolion a phlant). Ni chaiff y wybodaeth ei defnyddio at ddibenion nad ydynt yn gydnaws â pham y mae’n cael ei chasglu yn y lle cyntaf.
Sail gyfreithiol prosesu
Mae’r Cyngor yn casglu ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol oherwydd bod ganddo ddyletswydd gyfreithiol neu hawl i wneud hynny; neu i gyflawni tasg budd y cyhoedd; neu oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd. Y term cyfreithiol ar gyfer hyn yw sail gyfreithiol ar gyfer prosesu.
Os caiff eich data categori arbennig ei brosesu, i bwrpas sy’n ychwanegol at un o’r uchod, bydd angen prosesu oherwydd y bydd o leiaf un o’r canlynol yn berthnasol hefyd:
(a) Mae gwrthrych y data wedi rhoi caniatâd penodol i brosesu’r data personol hwnnw ar gyfer un neu fwy o ddibenion penodedig;
(b) Ymgymryd â rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol y rheolwr data neu wrthrych y data o safbwynt maes cyfraith cyflogaeth, nawdd cymdeithasol a diogelu cymdeithasol;
(c) Diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson naturiol arall lle nad yw gwrthrych y data yn gorfforol neu’n gyfreithiol yn gallu rhoi caniatâd;
(ch) Mae prosesu yn ymwneud â data personol sydd yn amlwg wedi ei wneud yn gyhoeddus gan wrthrych y data;
(e) Ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol neu pan fo llysoedd yn gweithredu yn rhinwedd eu gallu barnwrol;
(f) Mae angen prosesu am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd;
(g) Mae angen prosesu at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithredol y gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol;
(h) Am resymau budd y cyhoedd ym maes iechyd cyhoeddus, megis gwarchod rhag bygythiadau trawsffiniol difrifol i iechyd neu sicrhau safonau uchel o ran ansawdd a diogelwch gofal iechyd a chynhyrchion meddyginiaethol neu ddyfeisiau meddygol;
(i) At ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol.
Rhannu’ch data personol
Bydd y Cyngor yn casglu a rhannu gwybodaeth gyda chyrff cyhoeddus a fydd yn cynnwys peth data personol. Noder y bydd y Cyngor yn casglu ac yn rhannu data gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (AGW) mewn perthynas â’i waith archwilio a’i astudiaethau. Bydd rhannu data hefyd yn digwydd yn unol â’r ddyletswydd yn Adran 33 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.
Lle bo hynny’n angenrheidiol ac yn gyfreithlon, neu pan fydd yn ofynnol dan rwymedigaeth gyfreithiol, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda:
- contractwyr
- cydweithwyr neu gynrychiolwyr yr unigolyn y mae ei ddata personol yn cael ei brosesu gennym
- cyn a darpar gyflogwyr
- y perthnasau agosaf
- sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a llesiant
- addysgwyr a chyrff arholi
- darparwyr nwyddau a gwasanaethau
- sefydliadau ariannol
- asiantaethau’r llywodraeth
- asiantaethau casglu ac olrhain dyledion
- darparwyr gwasanaethau
- llywodraeth leol a chanolog
- yr ombwdsmon ac awdurdodau rheoleiddio
- y wasg a’r cyfryngau
- cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
- llysoedd a thribiwnlysoedd
- undebau llafur
- sefydliadau gwleidyddol
- cynghorwyr proffesiynol
- asiantaethau cyfeirio credyd
- cyrff proffesiynol
- sefydliadau sy’n cynnal arolygon ac ymchwil
- heddluoedd
- cymdeithasau tai a landlordiaid
- sefydliadau gwirfoddol ac elusennol
- sefydliadau crefyddol
- myfyrwyr a disgyblion gan gynnwys eu perthnasau
- gwarcheidwaid, gofalwyr neu gynrychiolwyr
- proseswyr data, heddluoedd eraill
- cyrff rheoleiddio
- llysoedd
- carchardai
- asiantaethau a chyrff cydnabyddedig sy’n gorfodi cyfraith ryngwladol
- cwmnïau diogelwch
- asiantaethau partner
- sefydliadau ac unigolion cymeradwy sy’n gweithio gyda’r heddlu
- awdurdodau trwyddedu
- gweithwyr gofal iechyd proffesiynol
- awdurdodau gorfodi’r gyfraith ac erlyn
- cynrychiolwyr cyfreithiol
- cyfreithwyr amddiffyn
- awdurdod cwynion yr heddlu
- y gwasanaeth datgelu a gwahardd (DBS)
Rydym yn cymryd rhan yn y Fenter Dwyll Genedlaethol fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ddiogelu arian cyhoeddus. Mae hwn yn ymarfer cyfatebu data er mwyn atal a chanfod gordaliadau, gwallau a thwyll.
Ni fydd y Cyngor yn trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r UE.
Cyfnod cadw
Bydd Cyngor Sir Ynys Môn yn prosesu eich data personol ar gyfer y dibenion uchod am gyfnod na fydd yn hirach nag sydd raid. Mae manylion llawn am ein hamserlen gadw ar gael ar gais
Eich hawliau cyfreithiol
Mae gennych hawliau cyfreithiol, ac mae’n bwysig eich bod chi’n ymwybodol ohonynt.
Bydd y Cyngor yn darparu cadarnhad os byddwch yn gofyn amdano.
Byddwch yn cael copïau o’ch data personol o fewn y cyfnod statudol o fis (neu os yw darparu’ch data personol yn fater cymhleth, gwneir hyn cyn gynted ag y bo’n rhesymol o fewn 3 mis).
Bydd eich data personol yn cael ei ddarparu ar eich cyfer yn rhad ac am ddim, fodd bynnag, os ystyrir bod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, codir ffi resymol. Gallwch ofyn am eich data personol trwy gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Cyngor.
Gelwir hyn yn hawl cywiro. Mae gennych yr hawl i ofyn i’ch data personol gael ei gywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn. Gwneir hyn o fewn 1 mis, neu os yw eich cais yn un cymhleth, o fewn 3 mis.
Mae gennych hawl i gael dileu eich data personol mewn amgylchiadau penodol:
Lle nad yw’r data personol bellach yn angenrheidiol mewn perthynas â’r pwrpas y cafodd ei gasglu / ei brosesu yn wreiddiol;
• Os byddwch yn tynnu’ch caniatâd yn ôl
• Pan fyddwch chi’n gwrthwynebu i’r Cyngor brosesu’r data ac nad oes unrhyw ddiddordeb cyfreithlon hollbwysig dros barhau â’r prosesu
• Os yw’r data personol wedi’i brosesu’n anghyfreithlon
• Pan mae’r data personol yn gorfod cael ei ddileu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; neu
• Pan fydd y data personol yn cael ei brosesu mewn perthynas â chynnig gwasanaethau cymdeithas wybodaeth i blentyn, er enghraifft, “app” a ddatblygwyd yn benodol ar gyfer plant
Pan honnir bod y data’n anghywir neu os gweithredwyd yr hawl i gael gwared arno, fe allwch chi ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu nes bod y gwiriadau dilysu wedi cael eu cwblhau.
Yn ogystal â’r hawl i wrthwynebu i’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar gyfer marchnata uniongyrchol, mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu yn seiliedig ar gyflawni tasg er budd y choedd / ymarfer awdurdod swyddogol (gan gynnwys proffilio), a phrosesu at ddibenion ymchwil wyddonol / hanesyddol ac ystadegau.
Golyga hyn, os yw’r Cyngor yn defnyddio eich caniatâd i brosesu eich data personol, gallwch ei dynnu’n ôl. Nid yw hyn yn newid cyfreithlondeb y prosesu sy’n digwydd cyn i chi dynnu eich caniatâd yn ôl.
Mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau sy’n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig, gan gynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol arnoch chi neu’n effeithio arnoch chi mewn ffordd arwyddocaol.
Sut i gysylltu â ni
Cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data trwy e-bost, trwy anfon llythyr drwy’r post neu ffonio os oes gennych unrhyw ymholiadau am y polisi preifatrwydd hwn neu’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data (DPO) y Cyngor trwy e-bost: DPO@ynysmon.gov.uk neu SDD@ynysmon.gov.uk Bydd ein DPO yn ceisio datrys unrhyw ymholiad neu bryder a fydd gennych am y modd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Mae’r Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol hefyd yn rhoi’r hawl i chi gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwyliol lle rydych chi’n gweithio, yn byw fel arfer neu os digwydd unrhyw achos honedig o dorri cyfreithiau diogelu data. Yr awdurdod goruchwyliol yn y DU yw’r Comisiynydd Gwybodaeth sydd ar gael yn https://ico.org.uk/concerns
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer SK9 5AF
E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk
Ffôn: 0303 123 1113