Hysbysiad preifatrwydd: Arolwg cenedlaethol o breswylwyr
Y Cyngor yw’r rheolydd data ar gyfer yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol.
Nod yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol yw cefnogi cynghorau lleol i wella eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hun a chlywed a deall barn a chanfyddiadau eu preswylwyr.
Mae cynghorau lleol yng Nghymru yn dod o dan ddyletswyddau cyfreithiol niferus ac amrywiol, y mae llawer ohonynt yn gofyn am ymgysylltu rheolaidd a pharhaus â phreswylwyr. Un o nodau craidd yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol yw cefnogi cynghorau lleol i ddiwallu’r dyletswyddau ymgysylltu presennol hyn a dyletswyddau posibl y dyfodol ond, yn bwysicaf oll, gwella eu dealltwriaeth o’u perfformiad eu hun a chlywed a deall barn a chanfyddiadau eu preswylwyr.
Ynglŷn â'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut y bydd y Cyngor yn prosesu eich data personol at ddiben cyflawni’r Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol. Mae gennych hawliau o ran sut y caiff eich data eu casglu a'u defnyddio at y diben hwn. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybod i chi yma beth yw’r hawliau hynny a sut y gallwch eu harfer.
Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich data personol.
Ni chaniateir i’r Cyngor ddefnyddio, casglu na rhannu gwybodaeth bersonol oni bai bod gennym sail gyfreithiol briodol dros wneud hynny. Dim ond er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol y byddwn yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Ni fyddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol oni bai y bydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny a lle mae’n angenrheidiol ac yn gymesur gwneud hynny.
Enw a manylion cyswllt Swyddog Diogelu Data’r cyngor
Mae’r Cyngor wedi penodi Swyddog Diogelu Data i helpu i sicrhau ei fod yn cyflawni ei rwymedigaethau cyfreithiol wrth brosesu data personol. Gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn DPO@ynysmon.llyw.cymru
Pa ddata personol ydym yn ei gasglu a pham
Mae eich data personol yn cael eu casglu a'u defnyddio i gyflawni’r Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich data personol i gysylltu â chi am faterion cysylltiedig. Mae’r Cyngor yn casglu’r data personol dilynol:
- Cyfeiriad IP
- Cod post
- Oedran – bandiau 10 mlynedd o 16 hyd at 85+ oed
- Rhyw
- Hunaniaeth rhywedd
- Hunaniaeth genedlaethol
- Grŵp ethnig
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Cyflyrau iechyd corfforol neu feddyliol
- Gallu i gyflawni gweithgareddau o ddydd i ddydd (os bydd ymatebydd yn dweud bod ganddynt gyflwr iechyd corfforol neu feddyliol)
- Crefydd
- Iaith a ffafrir (opsiwn arall pan all iaith gael ei phennu)
- E-bost *(os yn cymryd rhan am y raffl)
Sut ydym ni’n casglu’ch data?
Chi sy’n rhoi’n uniongyrchol i’r Cyngor y mwyafrif o’r data rydym ni’n ei gasglu. Rydym yn casglu ac yn prosesu data pan fyddwch:
- yn cwblhau o’ch gwirfodd yr Arolwg Preswylwyr Cenedlaethol trwy ddolenni digidol a chofnodion papur.
Sut rydym yn defnyddio eich data personol
Mae’r Cyngor yn casglu’ch data er mwyn i ni allu:
- deall tueddiadau lleol i ddatblygu atebion lleol.
- ymgymryd â gwella dan arweiniad y sector trwy feincnodi.
- cyfrannu at ddiwallu amrywiol ofynion deddfwriaethol ynglŷn ag ymgysylltu ac ymgynghori:
-
- Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
- Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021
Sail gyfreithlon dros brosesu’r data
Rydym yn defnyddio’r sail gyfreithlon a ganlyn dan GDPR y DU dros brosesu data personol:
- Erthygl 6 (e) GDPR - mae arnom ei angen i gyflawni tasg gyhoeddus.
Gan fod amddiffyniad ychwanegol yn cael ei ddarparu am rai dosbarthiadau gwybodaeth a elwir yn 'ddata personol categori arbennig', rhaid i sylfaen gyfreithiol ychwanegol gael ei henwi er mwyn prosesu’r dosbarthiadau gwybodaeth hyn, fel a amlinellir isod:
- Erthygl 9 (g) GDPR UK - mae prosesu’n angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol.
Rhannu eich data personol
Gall y Cyngor rannu eich data â phartïon allanol eraill lle mae’n ofynnol iddo wneud hynny neu pan fo’n gyfreithlon ac yn briodol gwneud hynny. Sylwch, lle gallwn rannu eich data yn allanol, y sefydliad hwnnw fydd yn cymryd cyfrifoldeb am eich data bryd hynny a dylech droi at eu hysbysiad preifatrwydd eu hunain am fanylion ar sut y byddant yn prosesu eich data.
Mae’ch data personol yn cael ei rannu â’r sefydliadau partner â restrir;
Data Cymru sy’n cynnal yr arolwg hwn ar ran y Cyngor. Mae’r cwestiynau craidd sy’n cael eu gofyn i chi yn cael eu gofyn mewn llawer o gynghorau lleol erail ledled Cymru hefyd fel rhan o ddull ehangach o glywed oddi wrth breswylwyr.
Mae’r data hwn yn cael ei rannu at ddiben cefnogi cynghorau lleol i gefnogi cynghorau lleol i ddiwallu’r dyletswyddau ymgysylltu presennol hyn a dyletswyddau posibl y dyfodol.
Mae rhagor o wybodaeth am sut y caiff eich data ei ddefnyddio ym mholisi preifatrwydd Data Cymru (https://www.data.cymru/cym/privacy-policy).
Eich hawliau fel gwrthrych data
Eich data personol chi yw’r data sy’n cael eu casglu, ac mae gennych hawliau sy’n cael effeithio ar yr hyn sy’n digwydd iddynt. Mae gennych yr hawl i weld y data personol y mae’r Cyngor yn eu cadw amdanoch, cael copi ohonynt a gofyn i’r Awdurdod gywiro eich data personol os oes unrhyw wallau neu os ydynt wedi dyddio. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd gennych hawl, hefyd, i ofyn i’r Cyngor roi’r gorau i brosesu eich data personol hyd nes y caiff unrhyw wallau eu cywiro, gwrthwynebu prosesu neu drosglwyddo eich data personol neu (yn anaml iawn) eu dileu.
Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau hyn neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon ynghylch prosesu eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data fel y nodir uchod.
Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau hyn gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth https://ico.org.uk/ neu drwy eu llinell gymorth ffôn 0303 123 1113.
A anfonir unrhyw ddata personol dramor?
Na
Gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd
Ni fydd unrhyw benderfyniad yn cael ei wneud am unigolion sy’n seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (lle gwneir penderfyniad yn eu cylch gan ddefnyddio system electronig heb gysylltiad dynol) ac sy’n cael effaith sylweddol arnynt.
Storio, diogelu a rheoli data
Mae gan y Cyngor ddyletswydd i ddiogelu a sicrhau diogelwch eich data personol pan fyddwn yn prosesu hyn. Gwnawn hynny drwy gael systemau a pholisïau yn eu lle i gyfyngu ar fynediad i'ch gwybodaeth ac atal ei datgelu heb awdurdod, colled ddamweiniol neu newid eich data. Mae gennym hefyd weithdrefnau i ymdrin ag unrhyw amheuaeth o dorri rheolau data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys os torrir y gweithdrefnau lle mae'n ofynnol, yn gyfreithiol, i ni wneud hynny.
Bydd Data Cymru yn storio ymatebion gwreiddiol i’r arolwg ar feddalwedd SmartSurvey
Am ba mor hir y bydd y Cyngor yn cadw’r data personol
Bydd y Cyngor yn cadw’r data cyhyd ag y bo pwrpas busnes cyfreithlon ar gyfer cadw’r data.
Bydd y Cyngor yn cael gwared ar arolygon papur ar ôl iddynt gael eu digideiddio i osgoi dyblygu ac i wella diogelwch. Caiff pob arolwg papur ei ddigideiddio o fewn 6 wythnos o’i derbyn.
Bydd Data Cymru yn cadw data personol am 3 blynedd. Ar ôl i’r cyfnod hwn ddod i ben, byddwn yn dileu’ch data.
Cwynion a mwy o wybodaeth
Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith, gan gynnwys Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU.
Os ydych yn anhapus gyda’r ffordd y mae’r Cyngor wedi gweithredu wrth ddefnyddio eich data personol, gallwch wneud cwyn trwy gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data.
Os ydych dal yn anfodlon neu’n dymuno cyngor annibynnol ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow, Cheshire,
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113 neu 01625 545 745
https://ico.org.uk/
Cyhoeddwyd: 7 Hydref 2024
Diweddarwyd ddiwethaf: 7 Hydref 2024