Hysbysiad preifatrwydd: Cyswllt Môn (Trawsnewid Corfforaethol)
Mae gennych hawl i wybod sut yr ydym yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi. Darllenwch y wybodaeth isod os gwelwch yn dda oherwydd mae’n cyfeirio at hawliau ychwanegol y dylech chi fod yn gwybod amdanynt.
Sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch chi, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef a'r mesurau diogelu sydd ar waith i'w ddiogelu.
Mae Cyngor Sir Ynys Môn wedi'i gofrestru fel rheolwr data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae manylion llawn y cofrestriad ar gael yng nghofrestr yr ICO o reolwyr data.
Yn ychwanegol at hyn, mae Northgate Public Services hefyd yn reolydd data i bwrpas prosesu Bathodynnau Glas drwy’r Gwasanaeth Gwella Bathodynnau Glas (BBIS): eu cyfeiriad yw Northgate Public Services (UK) Limited, People Building 2, People Building Estate, Maylands Avenue, Hemel Hempstead, HP24 NW.
Pwrpas prosesu
Mae’r Cyngor yn diogelu eich gwybodaeth ac yn penderfynu sut mae’n cael ei defnyddio. Yr ymadrodd cyfreithiol am ddefnyddio gwybodaeth yw prosesu. Hefyd, yr ymadrodd cyfreithiol am y wybodaeth amdanoch chi yw ‘data personol’.
Sut y bydd y cyngor yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i
- Reoli ymholiadau’n sy’n ymwneud â thai
- Darparu Addysg
- Gweinyddu’r broses o asesu a chasglu trethi gan gynnwys Refeniw, Budd-daliadau a Grantiau
- Gweinyddu ac asesu trwyddedau a chofrestriadau
- Gweinyddu bathodynnau glas ar gyfer anabledd
- Rheoli cofnodiadau archif i ddibenion hanesyddol ac ymchwil
- Cynllunio, gan gynnwys ceisiadau
- Mentrau twyll lleol
- Defnyddio Camerâu Goruchwylio
- Taliadau
- Casglu data ar gyfer y CRM corfforaethol gan gynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, e-bost, rhif ffôn, hanes trafodion, dewis iaith (am fwy o wybodaeth, cyfeiriwch at y Polisi Diogelu Data ac Hysbysiad Preifatrwydd)
- Gellir creu cyfrifon ar ran sefydliadau allanol, gyda chaniatâd y cwsmer
- Pryderon, cwynion, canmoliaethau ac ymholiadau
Dyma’r pwrpas y bwriedir y prosesu ar ei gyfer. Ni chaiff y wybodaeth ei defnyddio at ddibenion nad ydynt yn gydnaws â pham y mae’n cael ei chasglu yn y lle cyntaf.
Sail gyfreithiol prosesu
Mae'r cyngor yn casglu ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol oherwydd bod ganddo ddyletswydd gyfreithiol neu hawl i wneud hynny; neu i gyflawni tasg budd y cyhoedd; neu oherwydd eich bod wedi rhoi eich caniatâd. Y term cyfreithiol ar gyfer hyn yw sail gyfreithiol ar gyfer prosesu.
Os caiff eich data categori arbennig ei brosesu, i bwrpas sy’n ychwanegol at un o'r uchod, bydd angen prosesu oherwydd y bydd o leiaf un o'r canlynol yn berthnasol hefyd:
- Mae gwrthrych y data wedi rhoi caniatâd penodol i brosesu'r data personol hwnnw ar gyfer un neu fwy o ddibenion penodedig;
- Ymgymryd â rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol y rheolwr data neu wrthrych y data o safbwynt maes cyfraith cyflogaeth, nawdd cymdeithasol a diogelu cymdeithasol;
- Diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson naturiol arall lle nad yw gwrthrych y data yn gorfforol neu'n gyfreithiol yn gallu rhoi caniatâd;
- Mae prosesu yn ymwneud â data personol sydd yn amlwg wedi ei wneud yn gyhoeddus gan wrthrych y data;
- Ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol neu pan fo llysoedd yn gweithredu yn rhinwedd eu gallu barnwrol;
- Mae angen prosesu am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd;
- Mae angen prosesu at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithredol y gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol;
- Am resymau budd y cyhoedd ym maes iechyd cyhoeddus, megis gwarchod rhag bygythiadau trawsffiniol difrifol i iechyd neu sicrhau safonau uchel o ran ansawdd a diogelwch gofal iechyd a chynhyrchion meddyginiaethol neu ddyfeisiau meddygol;
- At ddibenion archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu ddibenion
Rhannu'ch data personol
Bydd y Cyngor yn casglu a rhannu gwybodaeth gyda chyrff cyhoeddus a fydd yn cynnwys peth data personol. Noder y bydd y cyngor yn casglu ac yn rhannu data gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (AGW) mewn perthynas â'i waith archwilio a'i astudiaethau. Bydd rhannu data hefyd yn digwydd yn unol â'r ddyletswydd yn Adran 33 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.
Ni fydd y wybodaeth bersonol a ddarperir gennych yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliad arall oni bai y bydd deilydd bathodyn glas yn gofyn am gael trosglwyddo Bathodyn Glas dilys – yn yr achos hwn, gellir trosglwyddo’r cais i ardal yr Awdurdod Lleol lle bydd preswylfan newydd deilydd y bathodyn.
Ni fydd y cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau neu broffilio awtomataidd. Mae proffilio yn golygu unrhyw fath o brosesu awtomataidd o’ch data personol i werthuso neu ddadansoddi neu ddarogan pethau amdanoch chi. Gallai hyn gynnwys eich sefyllfa economaidd, iechyd, dewisiadau personol, diddordebau neu ymddygiad.
Ni fydd y cyngor ond yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i wlad arall (neu wledydd eraill) pan mae’n ymwneud â throsglwyddo manylion sy’n berthnasol i Fathodyn Glas dilys a hynny ar ôl cael caniatâd
ymlaen llaw gan yr unigolion dan sylw. Ceir manylion am y mesurau diogelwch yng nghontract Northgate Public Services a BBIS.
Cyfnod cadw
Bydd y wybodaeth y ddarperir gennych yn cael ei chadw am y cyfnod gofynnol neu angenrheidiol a bydd yn cael ei dinistrio’n ddiogel. Caiff y cyfnodau cadw eu nodi yn rhestr y cyngor o gyfnodau cadw, sef yr amserlen gadw. Am fwy o wybodaeth, cysylltwch os gwelwch yn dda gyda’r swyddog diogelu data.
Eich hawliau cyfreithiol
Mae gennych chi hawliau cyfreithiol, ac mae’n bwysig eich bod yn gwybod beth ydynt.
Mae gennych yr hawl i gael cadarnhad fod gwybodaeth amdanoch chi yn cael ei defnyddio
Bydd y cyngor yn darparu cadarnhad os gofynnwch amdano.
Mae gennych yr hawl i gael copi o’ch data personol
Darperir copïau o’ch data personol i chi o fewn y cyfnod statudol o un mis (neu, os yw darparu eich data personol yn fater cymhleth, fe wneir hyn cyn gynted ag sy’n rhesymol o fewn 3 mis).
Darperir eich data personol yn rhad ac am ddim i chi, fodd bynnag, os tybir fod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, codir ffi rhesymol arnoch. Cewch ofyn i gael eich data personol trwy gysylltu â Swyddog Diogelu Data y cyngor.
Mae gennych yr hawl i ofyn am gael cywiro gwybodaeth amdanoch chi. Gelwir hyn yr hawl am gywiriad
Mae gennych yr hawl i ofyn am i’ch data personol gael ei gywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn. Fe wneir hyn o fewn 1 mis, neu os yw eich cais yn fwy cymhleth, o fewn 3 mis.
Yr hawl i gael dileu data personol
Mae gennych yr hawl i ofyn am i ddata personol gael ei ddileu mewn amgylchiadau penodol:
- Pan nad yw’r data personol bellach yn angenrheidiol mewn perthynas â’r diben o’i gasglu/prosesu yn wreiddiol
- Pan ydych yn gwrthwynebu’r prosesu gan y cyngor ac nad oes unrhyw fudd cyfreithlon sy’n drech na hynny o barhau â’r prosesu
- Os cafodd y data personol ei brosesu’n anghyfreithlon
- Pan fo rhaid dileu’r data personol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu
- Pan fo’r data personol yn cael ei brosesu mewn perthynas â chynnig gwasanaethau cymdeithas wybodaeth i blant, er enghraifft 'app' a ddatblygir yn benodol i blant.
Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
Pan honnir fod data yn anghywir neu bod yr hawl i ddileu wedi cael ei weithredu, gallwch ofyn i’r cyngor gyfyngu prosesu hyd nes bod gwiriadau dilysu wedi cael eu cwblhau.
Yr hawl i wrthwynebu
Yn ogystal â’r hawl i wrthwynebu bod eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio at farchnata uniongyrchol, mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu sy’n seiliedig ar berfformio tasg er budd cyhoeddus/defnyddio awdurdod swyddogol (yn cynnwys proffilio), a phrosesu at ddibenion ymchwil gwyddonol/hanesyddol ac ystadegau.
Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd
Mae gennych yr hawl i beidio bod yn destun penderfyniadau sy’n seiliedig yn llwyr ar brosesu awtomataidd, yn cynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol arnoch chi neu’n effeithio arnoch mewn modd sylweddol
Sut i gysylltu â ni
Cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data trwy e-bost, trwy anfon llythyr drwy’r post neu ffonio os oes gennych unrhyw ymholiadau am y polisi preifatrwydd hwn neu'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi.
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data (DPO) y cyngor trwy e-bost: DPO@ynysmon.gov.uk neu SDD@ynysmon.gov.uk
Gyda gobaith, bydd ein DPO yn datrys unrhyw ymholiad neu bryder a fydd gennych am y modd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.
Mae'r Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol hefyd yn rhoi'r hawl i chi gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwyliol lle rydych chi'n gweithio, yn byw fel arfer neu os digwydd unrhyw achos honedig o dorri cyfreithiau diogelu data.
Yr awdurdod goruchwyliol yn y DU yw'r Comisiynydd Gwybodaeth sydd ar gael yn https://ico.org.uk/concerns
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF
E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk
Ffôn: 0303 123 1113.
Cyhoeddwyd y Rhybudd Preifatrwydd hwn ar 24 May 2018
Fersiwn f1
Dyddiad 24 May 2018