Hysbysiad preifatrwydd: Cynllun Cartrefi i Wcráin
Trosolwg
Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut bydd y Cyngor a phartneriaid yn prosesu'ch data personol i'w dibenion cyffredin er mwyn cyflawni'r cynllun a'r amcan cyffredin o ddarparu cartrefi i'r rhai sy'n ffoi rhag y rhyfel yn Wcráin.
Mae gennych hawliau ynghylch sut mae eich data yn cael eu prosesu. Rydym yn eich hysbysu yma beth yw'r hawliau hynny a sut gallwch chi eu harfer.
Mae Cyngor Sir Ynys Môna'i phartneriaid yn y sector cyhoeddus (Llywodraeth Cymru , awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd yng Nghymru) yn rheolwyr data ar gyfer unrhyw ddata personol y maent yn eu casglu, ac unrhyw ddata personol sy'n cael eu rhannu gyda hwy gan Lywodraeth y DU o dan y cynllun Cartrefi i Wcráin.
Mae Cyngor Sir Ynys Môn a'i phartneriaid wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich data personol.
Gan fod gan y sefydliadau gyfrifoldebau ac atebolrwyddau statudol penodol, gallant gyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd ar wahân pan fo hynny'n briodol sy'n egluro ymhellach sut y defnyddir eich data personol at eu dibenion priodol.
Dim ond pan fo gennym sail gyfreithiol briodol i wneud hynny y caniateir inni ddefnyddio, casglu, a rhannu gwybodaeth bersonol. Rydym ond yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol dim ond pan fo’r gyfraith yn caniatáu inni a phan fo’n angenrheidiol ac yn gymesur i wneud hynny.
Pa ddata personol yr ydym yn eu prosesu
Mae eich data personol yn cael eu prosesu a'u defnyddio i gyflawni cynllun Cartrefi i Wcráin, at ddiben cefnogi dinasyddion Wcráin yn ystod y broses o gyrraedd ac am gyfnod unrhyw drefniadau noddi yng Nghymru.
Bydd hyn yn cynnwys darparu a rheoli gwasanaethau cymorth hanfodol i'r rhai sy'n cyrraedd Cymru, cynigion o gymorth gan sefydliadau ac unigolion, gan gynnwys llety, a chynnal archwiliadau diogelu gofynnol. Mae'r data rydym yn eu prosesu yn cynnwys:
I ddinasyddion Wcráin
Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig, statws fisa, rhif pasbort, eich cyrchfan arfaethedig yn y DU, anghenion tai a manylion eich parti teithiol.
I noddwyr
Rydym yn prosesu eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig a manylion am eich eiddo a chanlyniad archwiliadau eiddo a diogelu. Mae’n bosibl y bydd angen inni hefyd brosesu a defnyddio data personol am eraill, fel aelodau eich aelwyd neu eraill sy'n byw yn eich eiddo.
Gyda phwy y byddwn yn rhannu'r data ac at ba ddiben
Byddwn yn rhannu data â thrydydd partïon, fel partneriaid yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a gyda Llywodraeth y DU. Mae’r partneriaid yn y sector cyhoeddus yn cynnwys:
- Llywodraeth Cymru, sy'n rhannu manylion y dinasyddion Wcráin wnaeth ymgeisio am fisa, a'r noddwyr sydd wedi eu henwi drwy Gynllun Cartrefi i Wcráin. Byddan nhw hefyd yn rhannu manylion cynigion am gynigion cymorth gydag awdurdodau lleol, gan gynnwys cynigion llety.
- Awdurdodau Lleol, i roi cymorth i ddinasyddion Wcráin a'r lletywyr yn eu hardaloedd. Er enghraifft, o ran cael gafael ar lety, addysg a gofal cymdeithasol. Bydd hefyd yn eu galluogi i gynnal archwiliadau eiddo ac archwiliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
- Byrddau Iechyd, i gysylltu â dinasyddion Wcráin i drefnu sgriniadau iechyd (ar gyfer Twbercwlosis yn bennaf) a threfnu cofrestru gyda meddygon teulu a thriniaethau meddygol eraill yn ôl y gofyn.
- Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW), fel prosesyddion data ar ein rhan, ar gyfer trosglwyddo a rhannu eich data personol rhyngom ni, awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd Cymru yn ddiogel.
Darparwyr Cefnogaeth megis Gorwel, Hafan Cymru a fydd yn cynorthwyo i ddarparu cefnogaeth i deuluoedd ac unigolion.
Pan fo cynigion o gymorth wedi’u darparu, gallwn rannu gwybodaeth gyda dinasyddion unigol Wcráin neu bobl sy'n gweithredu fel eu noddwyr yng Nghymru er mwyn iddynt gael gafael ar y cymorth sy'n cael ei gynnig.
Pan fo angen, byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda phartneriaid yn y sector elusennol a phreifat a fydd yn darparu gwasanaethau ar ein rhan i gefnogi dinasyddion Wcráin, neu pan fo’n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
Sut mae eich data'n cael eu trin
Mae data personol a ddarperir inni yn cael eu storio ar weinyddion diogel. Bydd data personol, adnabyddadwy a rennir gyda'n partneriaid yn y sector cyhoeddus a phartneriaid eraill ond yn cael eu trosglwyddo gan ddefnyddio systemau trosglwyddo data diogel achrededig.
Bydd gwybodaeth yn cael ei ddal ar System MRI Housing Enterprise Dim ond data sy'n angenrheidiol ar gyfer darparu cymorth i ddinasyddion Wcráin fydd yn cael eu rhannu.
Bydd data adnabyddadwy personol a ddelir gan y cyngor yn cael eu cadw am gyfnod y cynllun noddi, ac am gyfnod o 4 blynedd ar ôl hynny.
Mae’n bosibl y cedwir data am gyfnodau hirach, gan gynnwys gan ein partneriaid yn y sector cyhoeddus, pan fo rhwymedigaeth statudol neu ofyniad parhaus i wneud hynny. Bydd y data'n cael eu dinistrio'n ddiogel unwaith y bernir nad oes eu hangen mwyach.
Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data
Rydym yn defnyddio'r sail gyfreithlon ganlynol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) i brosesu data personol:
Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu drwy arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei breinio yn y rheolydd
Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata personol a allai gynnwys gwybodaeth am gredoau gwleidyddol, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol, a biometreg. Pan fyddwn yn gwneud hynny ein sail gyfreithlon yw:
Erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol am resymau er budd cyhoeddus sylweddol.
Eich hawliau, er enghraifft: mynediad, cywiro, dileu
O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhoi inni er mwyn ein galluogi i’ch cefnogi, yn benodol mae gennych yr hawl:
- i weld copi o’ch data eich hun
- i ofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn y data hynny
- i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan rai amgylchiadau)
- i ofyn bod eich data yn cael eu ‘dileu’ (o dan rai amgylchiadau)
- i gofrestru cwyn yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data
Cyswllt y Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113
Gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Gwybodaeth Bellach
Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach ynghylch sut y bydd y Cyngor yn defnyddio’r data, neu os ydych am arfer eich hawliau drwy ddefnyddio’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r cyngor yn:
Cyngor Sir Ynys Môn
Swydddfeydd y Cyngor
Llangefni
LL77 7TW
e-bost: DPO@ynysmon.llyw.cymru